ระบบสำนักงานอัตโนมัติ (ประเภทของคอมพิวเตอร์)

1.ซูเปอร์คอมพิวเตอร์ (supercomputer) เป็นคอมพิวเตอร์ที่มีประสิทธิภาพในการทำงานสูงสุด จึงราคาแพงมาก ความสามารถในการประมวลผลที่ทำได้มากกว่า พันล้านคำสั่งต่อวินาที ตัวอย่างการใช้งานคอมพิวเตอร์ประเภทนี้ เช่น การพยากรณ์อากาศการทดสอบทางอวกาศ และงานอื่น ๆ ที่มีการคำนวณที่ซับซ้อน

                                                   

2.คอมพิวเตอร์เมนเฟรมหรือคอมพิวเตอร์ขนาดใหญ่ (mainframe computer) เป็นคอมพิวเตอร์ที่มีประสิทธิภาพรองจากซูเปอร์คอมพิวเตอร์ สามารถรองรับการทำงานจากผู้ใช้ได้หลายร้อยคนในเวลาเดียวกัน ประมวลผลด้วยความเร็วสูง มีหน่วยความจำหลักขนาดใหญ่ ตลอดจนการจัดเก็บข้อมูลได้เป็นจำนวนมาก คอมพิวเตอร์เมนเฟรม นิยมใช้กับองค์การขนาดใหญ่ที่มีการเข้าถึง ข้อมูลของผู้ใช้จำนวน มากในเวลาเดียวกันเช่น งานธนาคาร การจองตั๋วเครื่องบิน การลงทะเบียนและการตรวจสอบผลการเรียน ของนักศึกษา เป็นต้น

                                                   

 3.เซิร์ฟเวอร์คอมพิวเตอร์ (server computer) เป็นคอมพิวเตอร์ที่สนับสนุนการทำงานของคอมพิวเตอร์ เครือข่ายซึ่งใช้ในการจัดสรรและใช้ทรัพยากรร่วมกัน เช่น แฟ้มข้อมูล โปรแกรมประยุกต์ อุปกรณ์คอมพิวเตอร์ ( เช่น เครื่องพิมพ์แลอุปกรณ์อื่น ๆ )

                                                        

                                                                                
4.ไมโครคอมพิวเตอร์ (microcomputer)ดังนี้ เป็นคอมพิวเตอร์ที่มีผู้นิยมใช้แพร่หลายมากที่สุด ส่งผลให้การพัฒนาเครื่องไมโครคอมพิวเตอร์มีลักษณะและรูปแบบ ที่แตกต่างกัน เช่น คอมพิวเตอร์ตั้งโต๊ะ ( desktop computer ) คอมพิวเตอร์พกพา ( portable computer ) ซึ่งมีรายละเอียด

                                                                                                                    

5.คอมพิวเตอร์แบบฝัง (embedded computer ) เป็นคอมพิวเตอร์ที่ฝังในอุปกรณ์ต่าง ๆ นิยมนำมาใช้ทำงาน เฉพาะด้าน พิจารณาจากภายนอกจะไม่เห็นว่าเป็นคอมพิวเตอร์แต่จะ ทำหน้าที่ควบคุมการทำงานบางอย่างของอุปกรณ์นั้นๆ คอมพิวเตอร์ประเภทนี้ เช่น เครื่องเล่นเกม ระบบเติมน้ำมันอัตโนมัติ โทรศัพท์มือถือ เป็นต้น

                                                                                                                               

6.มินิคอมพิวเตอร์ หรือคอมพิวเตอร์ขนาดกลาง (minicomputer)เป็นคอมพิวเตอร์ที่มีประสิทธิภาพในการทำงานน้อยกว่า เมนเฟรมแต่สูงกว่าไมโครคอมพิวเตอร์ และสามารถรองรับการทำงาน จากผู้ใช้ได้หลายคนในการทำงาน ที่แตกต่างกัน จากจุดเริ่มต้นใน การพัฒนา ที่ต้องการให้ คอมพิวเตอร์ประเภทนี้ทำงานเฉพาะอย่าง เช่น การคำนวณทางด้านวิศวกรรม ทำให้การพัฒนามินิคอมพิวเตอร์ เจริญอย่างรวดเร็ว ปัจจุบันธุรกิจและองค์การหลายประเภทนิยมนำ มินิคอมพิวเตอร์มา ใช้ในการให้บริการข้อมูลแก่ลูกค้า เช่น การจองห้องพักของโรงแรม การทำงานด้านบัญชีขององค์การธุรกิจ เป็นต้น

แบบฝึกหัด ระบบสำนักงานอัตโนมัติ (Automation Office)

(1.) OA  ย่อมาจากคำว่าอะไร  และหมายความว่าอย่างไร

โอเอ (OA) ย่อมาจาก office automation แปลว่า การอัตโนมัติสำนักงานสำนักงานอัตโนมัติ หมายถึง การใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ภายในสำนักงาน เพื่อให้ดำเนินการไปโดยอัตโนมัติ หลีกเลี่ยงการปฏิบัติด้วยมือให้มากที่สุด เป็นต้นว่า การทำจดหมายเวียน (ข้อความในจดหมายเหมือน ๆ กัน แต่ส่งถึงชื่อคนหลายคน) ในกรณีนี้ หากใช้คอมพิวเตอร์ทำ ก็จะประหยัดเวลาได้มาก เพราะสามารถสั่งทีเดียวได้เลย ส่วนในความหมายของคำแปลที่ว่า "สำนักงานอัตโนมัติ" นั้น อธิบายง่าย ๆ ได้ว่า หมายถึง สำนักงานที่ใช้เครื่องคอมพิวเตอร์นั่นเอง ( ในภาษาอังกฤษ บางทีใช้ automated office)

สำนักงานอัตโนมัติ(Office Automation)

(2.)การสร้างระบบสำนักงานอัตโนมัติต้องอาศัยปัจจัยใดบ้าง

ปัจจัยที่สำคัญต่อระบบสำนักงานอัตโนมัติคือ ระบบการสื่อสาร โทรคมนาคม ซึ่งเป็นการสื่อสารเชื่อมต่อในการรวบรวมแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างกัน ดังนั้นการได้เปรียบเสียเปรียบจึงวัดกันที่ใครมีข้อมูลข่าวสารเพื่อนำมาตัดสินใจได้ดีกว่า ถูกต้องกว่าทันสมัยกว่าและรวดเร็วกว่าสำนักงานอัตโนมัติ (Office Automation) คือ กระบวนการในการนำเทคโนโลยีมาช่วยคนในสำนักงานให้ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น เทคโนโลยีที่นำมาใช้นั้นรวมถึงคอมพิวเตอร์และอุปกรณ์สำนักงานอัตโนมัติ เช่น เครื่องพิมพ์ดีดชนิดต่างๆ ที่อาศัยเทคโนโลยีชั้นสูง การสื่อสารด้วยเทคโนโลยีทางการสื่อสาร เช่น ระบบโทรศัพท์อัตโนมัติดิจิตอล โทรสาร การสื่อสารผ่านดาวเทียม ไฟเบอร์ออฟติค ฯลฯ การนำระบบสำนักงานอัตโนมัติมาใช้จะช่วยให้องค์การ

ได้ข้อมูลที่รวดเร็วทันต่อความต้องการ ข้อมูลมีความถูกต้องมากขึ้น ประหยัดค่าใช้จ่ายในระยะยาว ลดเวลาในการทำงานและเพิ่มประสิทธิภาพในการติดต่อสื่อสาร ในขณะเดียวกันก็ลดงานด้านการจัดทำเอกสารและการจัดเก็บเอกสาร ลดปริมาณกระดาษที่ใช้ในสำนักงานให้ลดน้อยลง

(3.) จงบอกวัตถุประสงค์ ข้อดี ข้อเสีย ของระบบสำนักงานอัตโนมัติ มาเป็นข้อๆ

ข้อดีของสำนักงานอัตโนมัติ

1.ได้ข้อมูลรวดเร็วทันทีกับความต้องการ

2.ข้อมูลที่ได้มีความถูกต้องมากขึ้น

3.ประหยัดเวลาและค่าใช่จ่ายในด้านแรงงาน

4.เพิ่มประสิทธิภาพด้านการติดต่อสื่อสาร

5.ลดงานในการควบคุมที่ไม่จำเป็น

6.เกิดการควบคุมงานในภาพรวมดีขึ้น เพราะคุณภาพงานสูงขึ้น

7.ช่วยปรับปรุงขวัญและกำลังใจในการทำงานและเพิ่มความพึงพอใจในงาน

ข้อเสียในการใช้ระบบสำนักงานอัตโนมัติ

1.เครื่องใช้สำนักงานส่วนใหญ่ต้องใช้กระแสไฟฟ้า หากไฟฟ้าขัดข้องไม่สามารถใช้เครื่องมือ หรือออุปกรณ์ได้

2.หน่วยงานที่อยู่ห่างไกลมีอุปสรรคมากเช่นไม่มีระบบไฟฟ้า(ใช้อุปกรณ์ไม่ได้) ไม่มีโทรศัพท์(ใช้ระบบสื่อสารไม่ได้)

3.เครื่องคอมพิวเตอร์ในปัจจุบันมีปัญหาแทรกซ้อนในเรื่องไวรัสมากมาย บางครั้งอาจทำให้ข้อมูลที่บันทึกไว้หายไปหมด

4. เครื่องใช้ อุปกรณ์มีราคาแพง

5. ขาดบุคลากรที่มีความชำนาญเฉพาะในการใช้เครื่องมือ

6. เครื่องมือเทคโนโลยี สื่อสมัยใหม่มีการพัฒนา เปลี่ยนแปลงเร็ว ล้าสมัยเร็ว

7.เครื่องมืออิเล็กทรอนิกส์ที่มีประสิทธิภาพสูงส่วนใหญ่เป็นอุปกรณ์นำเข้าจากต่างประเทศทำให้ประเทศไทยต้องเสียดุลการค้า

8.ซอฟแวร์คอมพิวเตอร์ส่วนใหญ่มีลิขสิทธิ์การนำมาใช้ต้องมีค่าใช้จ่ายสูง  

(4.) หน้าที่ของ OA คือ  

ในระบบ OA พบว่าหน้าที่ของหลักตลอดจนสื่ออุปกรณ์เครื่องมือและระบบงานแตกต่างจากระบบสำนักงานแบบดั้งเดิม หากจะมองภาพรวมของหน้าที่และระบบหลักใน OA อาจแสดงด้วยภาพข้างล่างนี้ ซึ่งเป็นการร่วมและรวมกันของทั้งระบบคอมพิวเตอร์ ระบบติดต่อสื่อสาร และระบบข้อมูลภายใน OAด้วยภาพวงกลม 5 วงจากวงนอกเข้าสู่วงใน

อธิบายได้ดังนี้

การใช้ระบบการทำงานของคอมพิวเตอร์ซึ่งปรากฏข้อมูลบนจอภาพ สามารถเพิ่มประสิทธิภาพด้านการติดต่อสื่อสารเพราะสามารถใช้ประสาทสัมผัสทางตา หู ไปพร้อมกันจึงช่วยให้เกิดความเข้าใจและความจำสมบูรณ์ขึ้น พร้อมทั้งสื่อสารได้ไกลและกว้างยิ่งขึ้น ช่วยลดความจำเจซ้ำซากของงานลงได้ทำให้ไม่เบื่องาน ปัจจุบันเป็นยุคข่าวสารข้อมูล ดังนั้นหน่วยงานธุรกิจได้มีการพัฒนานำเอาเทคโนโลยีสมัยใหม่เข้ามาช่วยในการบริหารงานให้การติดต่อสื่อสารเป็นไปได้อย่างสะดวกรวดเร็ว ซึ่งในอนาคตคนทำงานในสำนักงานจะค่อยๆ น้อยลง เพราะบุคลากรมีความรู้เกี่ยวกับเทคโนโลยีมากขึ้น ก็สามารถที่จะทำงานอยู่ที่บ้านใช้การติดต่อสื่อสารกันก็จะทำให้การทำงานนั้นสำเร็จผลได้ ทั้งนี้เพราะทุกคนต่างก็จะหลีกหนีปัญหาต่างๆ เช่น การจราจร ปัญหา มลภาวะเป็นพิษต่างๆ ตลอดจนช่วยลดระยะเวลาในการเดินทาง และประหยัดค่าใช้จ่ายต่างๆ ได้เป็นอย่างดี การติดต่อสื่อสารด้วยระบบเครื่องมือที่ไฮเทคโนโลยีจะช่วยการบริหารหรือการทำงานในสำนักงาน

ลดน้อยลงได้ เช่น

1. การเก็บและค้นหาข่าวสารด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์ คือ การใช้คอมพิวเตอร์บันทึกข้อมูลต่างๆ เมื่อต้องการใช้ก็สามารถเรียกดูได้จากหน้าจอ โดยไม่ต้องเสียเวลาค้นหาเอกสารที่มีขั้นตอนยุ่งยากสลับซับซ้อนในกรณีเก็บไว้นานหลายปี โดยใช้เวลาเพียงไม่กี่นามี เช่น นำมาเก็บทะเบียนประวัติ บัญชีเงินเดือน บัญชีรายการสินค้าและแผนงานต่างๆ เป็นต้น

2. การส่งข่าวสารด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งแต่เดิมใช้การเดินหนังสือ ซึ่งในปัจจุบันการส่งข่าวสารด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์สามารถให้ข่าวปรากฏบนเทอร์มินัล โดยถูกควบคุมด้วยคอมพิวเตอร์ ข่าวสารใดส่งไปให้ใครเมื่อไหร่ การตอบรับเมื่อไหร่และมีคำตอบกลับมาว่าอย่างไร

 3. การจัดระบบ "เวิร์ดโพรเซสซิ่ง" (Word Processing) และการวางรูปแบบของเอกสาร คือ นำมาทดแทนเครื่องพิมพ์ดีด นำมาใช้ในการพิมพ์งานเอกสารทำให้เอกสารมีประสิทธิภาพมากขึ้น

 4. การจัดระบบช่วยบริหารและเครื่องคอมพิวเตอร์ส่วนตัว คือการบันตารางและกำหนดนัดหมาย การเก็บสถิติต่างๆ การจัดเก็บรวบรวมเรื่องไว้เป็นแฟ้มเป็นหมวดหมู่ที่จะค้นหาและเรียกดูได้สะดวก รวมทั้งจัดทำทะเบียนต่างๆ

5.การติดต่อกับระบบสื่อสารข้อมูล หรือสถานที่ให้บริการทางด้านข้อมูลจากภายนอกรวมทั้งการจัดระบบ"ว้อยส์โพรเซสซิ่ง" (Voice Processing) คือการติดต่อแลกเปลี่ยนข่าวสารจากสถานบริการคอมพิวเตอร์จากภายนอกจะบันทึกเสียงพูดไปให้บุคคลอื่นได้ฟัง โดยเสียเวลาพูดเพียงครั้งเดียว ช่วยประหยัดเวลาและไม่ต้องเสียอารมณ์มานั่งชี้แจงซ้ำๆ กัน และบันทึกเสียงผู้ที่ติดต่อเข้ามาพร้อมกับชื่อคนที่โทรเข้ามาเวลาและรายละเอียดต่างๆได้

(5.) เทคโนโยลีที่ OA นำมาใช้

เทคโนโลยีหลักสำหรับงานสำนักงานอัตโนมัติมีอยู่ 3ประเภท คือ 

ก. เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ หมายถึง อุปกรณ์คอมพิวเตอร์ทั้งหมด

ข. เทคโนโลยีสำนักงานได้แก่ เครื่องพิมพ์ดีดที่ทำสำเนาได้หลายชุด เครื่องถ่ายเอกสาร เป็นต้น

ค. เทคโนโลยีการสื่อสารได้แก่ โทรศัพท์ การสื่อสารผ่านดาวเทียม

6. ข้อควรพิจารณาในการนำ OA มาใช้

ข้อควรพิจารณาในการนำระบบสำนักงานอัตโนมัติมาใช้ในสำนักงานมีดังนี้ 

1. การวิเคราะห์ความต้องการของผู้ใช้

2. การออกแบบระบบและอุปกรณ์อัตโนมัติ

3. การจัดหาอุปกรณ์และระบบอัตโนมัติ

4. การนำระบบสำนักงานอัตโนมัติมาติดตั้งในสำนักงาน

5. การประเมินผลและบำรุงรักษาระบบ

(7.) การรักษาความปลอดภัยของ OA

การดูแลและรักษาความปลอดภัยของระบบ OA

เพื่อรักษาดูแลความปลอดภัยให้กับระบบ OA และยังช่วยรักษาเอกสารหรือข้อมูลอัตโนมัติ มีขั้นตอนการดำเนินการดังนี้

1. ป้องกันสื่อแม่เหล็ก จากการวางหรือเก็บไม่เหมาะสม เช่นHard disk ต้องป้องกันจากฝุ่นและการแตกหักทางกายภาพ

2.จัดทำการสำรองข้อมูล เพื่อควบคุมตามจุดประสงค์ โดยมีแผ่นต้นฉบับและแผ่นสำเนา แล้วจัดเก็บต้นฉบับในที่สมควรและปลอดภัยจากการโจรกรรมและไวรัสทางคอมพิวเตอร์ โดยก่อนใช้ทุกครั้งควรตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลด้วยวิธีการต่างๆ เช่น

2.1 ตรวจเช็คจากระบบตรวจสอบภายในคอมพิวเตอร์

2.2 ทดสอบโปรแกรมคอมพิวเตอร์อย่างระมัดระวัง

2.3 ตรวจสอบความสมบูรณ์และความถูกต้องของข้อมูลก่อนนำข้อมูลเข้าระบบคอมพิวเตอร์

3. จัดตั้งวิธีรักษาความปลอดภัยเพื่อป้องกันการเข้าระบบ โดยไม่ได้รับอนุญาต เช่น

3.1  passwords เป็นรหัสผ่านด้วยคำเฉพาะ สัญลักษณ์ หรือรหัสอื่น

3.2  encryption การแย่งใช้ข้อมูลจากจุดหนึ่งไปถึงอีกจุดหนึ่งป้องกันข้อมูลรั่วไหล

3.3 call-back จัดระบบโดยกำหนดให้คอมพิวเตอร์ตรวจสอบกลับว่าผู้ร้องขอข้อมูลมี

อำนาจผ่านเข้ามาจริงหรือไม่

3.4 Key & card มีกุญแจพิเศษหรือการ์ดแม่เหล็กคล้ายบัตรATM

3.5 คุณลักษณะของแต่ละคน เช่น เสียงพูด ลายนิ้วมือ เป็นต้น

4.ใช้การดูแลรักษาและตรวจวัดระบบรักษาความปลอดภัย เพื่อป้องกันข้อมูลใน internal memory เช่นอาจเกิดกรณีกระแสไฟฟ้าขัดข้อง ควรติดตั้งระบบป้องกันพลังงานหยุดชะงัก หรือติดตั้งระบบไฟสำรองฉุกเฉิน (UPS)

5.ติดตั้งโปรแกรมป้องกันไวรัสคอมพิวเตอร์ รวมทั้งหมั่นคอยดูแลและติดตามความเคลื่อนไหวในการทำงานของระบบเป็นระยะๆ เพื่อสังเกตความผิดปกติที่อาจเกิดขึ้นจากการทำงานหรือไวรัสชนิดใหม่ๆ ที่ถูกปล่อยออกมาทำลายระบบ

6.ปัญหาอาชญากรรมทางคอมพิวเตอร์ ที่มีเพิ่มขึ้นในโลกธุรกิจ เป็นปัญหาระดับชาติโดยการแอบเข้าไปในระบบผู้อื่นแล้วนำข้อมูลกลับมาขายหรือดำเนินการผิดกฎหมายใดๆทางธุรกิจต่อระบบคอมพิวเตอร์ เรื่องนี้เป็นปัญหาใหญ่ซึ่งต้องมีกฎหมายรองรับชัดเจน และในขณะที่อยู่ในระหว่างป้องกันตัวเอง ผู้บริหารสำนักงานควรป้องกันข้อมูลโดยการสำรองเก็บตลอดจนเพิ่มระบบรักษาความปลอดภัยอย่างเข้มงวด

( 8.) ปัจจัยทีทำให้ OA ประสบความสำเร็จ

ปัจจัยในการทำให้ระบบสำนักงานอัตโนมัติประสบความสำเร็จ

          
ปัจจัยในการทำให้ระบบสำนักงานอัตโนมัติประสบความสำเร็จอาจจะพิจารณาปัจจัยเป็น 3 ประเภท คือ

1. ปัจจัยงบประมาณ การจัดทำระบบสำนักงานอัตโนมัติต้องมีงบประมาณสนับสนุนพอสมควรเนื่องจากอุปกรณ์เครื่องมือค่อนข้างราคาแพง

2. ปัจจัยการจัดองค์การ การจัดองค์กรนั้นจะต้องจัดให้เหมาะสมพอที่จะทำงานกันได้อย่างมีประสิทธิภาพอาจจะต้องพิจารณาจัดองค์กรให้เป็นไปตามเป้าหมาย นอกจากนั้นก็อาจจะต้องพิจารณาถึงความต้องการของเจ้าหน้าที่พนักงานแต่ละคน ว่าใครชอบทำงานแบบไหน หรือเก่งเรื่องอะไร ก็ควรจัดให้เขาไปทำงานที่เขาชอบและถนัดและมีความสามารถนั่นคือ เลือกคนให้เหมาะกับงาน

 3. ปัจจัยเครื่องจักรอุปกรณ์ เครื่องจักรอุปกรณ์ในที่นี้อาจจะเป็นเครื่องคอมพิวเตอร์ เป็นเครื่องโทรสารซึ่งอาจจะเชื่อมโยงเข้ากับเครื่องคอมพิวเตอร์ หรือเครื่องโทรศัพท์ เป็นต้น ไม่ว่าจะเป็นเครื่องจักรอุปกรณ์อะไรก็ต้องพิจารณาใน 4 เรื่อง คือ

3.1 เครื่องจักรนั้นเหมาะสมกับงานหรือไม่

3.2 เครื่องจักรนั้นมีการใช้ถูกต้องตามกำหนดหรือไม่

3.3 เครื่องจักรนั้นทันสมัยพอหรือไม่

3.4เครื่องจักรนั้นคุ้มทุนหรือไม่นั่นคือเครื่องจักรอุปกรณ์แต่ละเครื่องอาจจะถูกสร้างขึ้นมาเพื่องานนั้นๆ โดยเฉพาะแต่ผู้ใช้งานใช้ไม่เป็นก็ไม่ได้ผลหรือปัจจุบันมีเครื่องรุ่นใหม่กว่ามีประสิทธิภาพมากกว่าคุ้มทุนมากกว่าก็น่าจะพิจารณาเปลี่ยนเป็นเครื่องที่ใหม่กว่า

4. ปัจจัยมนุษย์ มีความสำคัญที่สุด นั่นคือ ถ้าเรามีคนดี มีวิชาฝีมือเขาก็อาจจะสามารถจัดองค์กรได้อย่างเหมาะสมกับงาน อาจจะไปหาเครื่องจักรอุปกรณ์ที่เหมาะสมมาทำให้งานของเราเดินไปได้เป็นอย่างดี ปัจจัยมนุษย์นี้จะต้อง

4.1 ได้รับการฝึกอบรมอย่างดีเป็นระยะๆ

4.2 ได้รับการจูงใจไว้เสมอ

4.3 จัดสรรให้เหมาะสมกับงาน

4.4 มีความรับผิดชอบในงาน

4.5 มีการวางแผน การจัดการที่ดี

4.6 มีเพื่อนร่วมงานที่ดีเข้าใจกันได้ดี

4.7 มีสภาพแวดล้อมในการทำงานที่เหมาะสมและ

4.8 มีเครื่องจักรอุปกรณ์ที่เหมาะสม

(9.)อุปกรณ์ที่ใช้งานในสำนักงานอัตโนมัติ  ได้แก่อุปกรณ์ใดบ้าง และอุปกรณ์เหล่านั้นมีหน้าที่การทำงานอย่างไร  จงอธิบายอย่างคร่าวๆ

คอมพิวเตอร์

                                                   

                                  

 • สามารถบันทึกข้อมูลต่างๆ ได้รวดเร็ว เช่น การใช้เครื่องอ่านรหัสแท่ง (Bar-code) อ่านเวลาเข้า-ออก ของพนักงาน และคิดราคาสินค้า ในห้างสรรพสินค้า

• สามารถเก็บข้อมูลจำนวนมากๆ ไว้ในฐานข้อมูล (Database)เพื่อใช้งานได้ทันที

• สามารถนำข้อมูลที่เก็บไว้มาคำนวณทางสถิติ แยกประเภท จัดกลุ่ม ทำรายงานลักษณะต่างๆ ได้ โดยระบบประมวลผลข้อมูล (Data Processing)

• สามารถส่งข้อมูลจากที่หนึ่ง ไปยังอีกที่หนึ่งได้อย่างรวดเร็ว โดยอาศัยเทคโนโลยีสื่อสารข้อมูล (Data Communication)

• สามารถจัดทำเอกสารต่างๆ ได้อย่างรวดเร็ว ด้วยระบบประมวลผลคำ (Word Processing) ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของ ระบบสำนักงานอัตโนมัติ (Office Automation)

โทรสาร

                                                   

                                          

• โทรสาร หรือ โทรภาพ (อังกฤษ: facsimile, fax แฟกซ์) คือเทคโนโลยีโทรคมนาคมอย่างหนึ่งใช้สำหรับโอนถ่ายข้อมูลสำเนาของเอกสาร ผ่านทางอุปกรณ์บนเครือข่ายโทรศัพท์ที่เรียกว่า เครื่องโทรสาร หรือ telecopier ในอุตสาหกรรมบางประเภท การส่งสำเนาเอกสารจากระยะไกลไปยังบุคคลหนึ่ง

• ข้อดีคือรวดเร็วกว่าการส่งทางไปรษณีย์

• ข้อเสียคือเอกสารที่ได้รับอาจมีคุณภาพต่ำ และรูปแบบที่จัดวางไว้อาจไม่ตรงตำแหน่งหรือผิดเพี้ยนไป ปัจจุบันโทรสารได้ลดความนิยมลงไป เนื่องจากนิยมส่งเอกสารทางอีเมลแทน ซึ่งจะไม่เกิดข้อเสียดังกล่าว

เครื่องถ่ายเอกสาร (Printer)

                               

 • เป็นอุปกรณ์ Output Device ซึ่งทำหน้าที่พิมพ์เอกสารหรือรูปภาพที่ต้องการออกทางเครื่องพิมพ์ ปัจจุบันมี Printer อยู่ 3ประเภท คือ Dotmatrix Printer ซึ่งเป็นแบบหัวกระแทกผ้าหมึกเกิดเป็นตัวอักษรหรือภาพ เหมาะกับงานพิมพ์เอกสารInkjet Printer เป็นแบบพ่นน้ำหมึกลงไปบนกระดาษซึ่งงานพิมพ์ที่ออกมาจะมีความ ละเอียดและสวยงามกว่า Dotmatrix Printer แต่ค่าน้ำหมึกแพงจึงเหมาะกับงานที่ต้องการความเร็ว และพิมพ์รูปภาพ มากกว่าการพิมพ์เอกสาร Laser Printerเป็นเครื่องพิมพ์ที่มีความเร็วสูงที่สุดและมีราคาแพงที่สุดใน 3ประเภทมีความละเอียดสูงแต่ราคาค่าหมึกแพงเหมาะกับงานทุก ประเภทที่ต้องการความ

เครื่อง สแกนเนอร์ (Scanner)

                                                                   

                                            

สแกนเนอร์ คือ อุปกรณ์ซึ่งจับภาพและเปลี่ยนแปลงภาพจากรูปของแอนาลอกเป็นดิจิตอลซึ่งคอมพิวเตอร์ สามารถแสดง,เรียบเรียง,เก็รักษาและผลิตออกมาได้ ภาพนั้นอาจจะเป็นรูปถ่าย, ข้อความ, ภาพวาด หรือแม้แต่วัตถุสามมิติ สามารถใช้สแกนเนอร์ทำงานได้ดังนี้

- ในงานเกี่ยวกับงานศิลปะหรือภาพถ่ายในเอกสาร

- บันทึกข้อมูลลงในเวิร์ดโปรเซสเซอร์

- แฟ็กเอกสาร ภายใต้ดาต้าเบส และ เวิร์ดโปรเซสเซอร์

- เพิ่มเติมภาพและจินตนาการต่าง ๆ ลงไปในผลิตภัณฑ์สื่อโฆษณาต่าง ๆ

โทรศัพท์

                              

• โทรศัพท์ เป็นเครื่องมือสื่อสารให้ติดต่อพูดถึงกันได้ในระยะไกล เพื่อความสะดวก รวดเร็ว ในการติต่องาน

ตอนที่ 2 อธิบายคำศัพท์ (หมายถึง การแปลคำศัพท์ ขยายความ อธิบายเพิ่มเติม ถ้ามีตัวอย่างให้ยกตัวอย่างประกอบ)

(1.)  Office

สถานที่ที่ใช้เป็นที่ทำงานของพนักงานในหน่วยงานทั้งที่เป็นหน่วยงานของทางภาครัฐ  และภาคเอกชนมีการปฏิบัติงานอย่างมีระบบ  และมีประสิทธิภาพ

(2.)  Administrative  Plan

โครงการบริหาร  เป็นโครงการระยะยาวที่ต้องอาศัยข้อมูลในการคาดคะเนที่แม่นยำ  และสามารถที่จะปรับเปลี่ยนได้ทันต่อเหตุการณ์ที่อาจเกิดขึ้นได้

(3.)  Operative  Plan

โครงการปฏิบัติ  เป็นโครงการระยะสั้น  ที่ต้องการเหตุผลได้อย่างรวดเร็ว  โดยเน้นวิธีการปฏิบัติที่เหมาะสม  ซึ่งโครงการปฏิบัติสามารถที่จะคาดคะเนได้แม่นยำกว่าโครงการบริหาร

(4.)  Planning

การวางแผนเป็นกิจกรรมที่เกี่ยวกับอนาคต ประกอบด้วยหลายขั้นตอน เพื่อเป็นแนวทางสำหรับให้ดำเนินการเป็นไปตามเป้าหมายที่กำหนดไว้ การวางแผนนอกจากเป็นกระบวนการการกำหนดทางเลือกที่จะดำเนินการในอนาคต เพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ที่ต้อง โดยวิธีการที่ให้ประโยชน์สูงสุด

(5.)  Organizing

การจัดองค์การความพยายามของผู้บริหารในการกำหนดแนวทางโครงสร้างองค์การ โดยใช้กระบวนการต่างๆ ในการสนับสนุนให้การดำเนินงานสามารถประสบความสำเร็จได้ตามที่วางแผนงานไว้ ซึ่งกระบวนการดังกล่าวนี้มักประกอบด้วยความสัมพันธ์พื้นฐาน 3 ประการ คือ ความรับผิดชอบ อำนาจหน้าที่ และความพร้อมที่จะให้ตรวจสอบ

(6.)  Directing

การอำนวยการ  การบริหารงานจะประสบความสำเร็จได้ด้วยปัจจัยต่าง ๆ  หลายปัจจัยด้วยกัน  ทรัพยากรมนุษย์เป็นปัจจัยหนึ่งที่สำคัญ  เสมือนเรื่องการจัดคนเข้าทำงาน  ซึ่งเป็นหน้าที่ของผู้บริหารในการจัดบุคลากรเข้าทำงาน  ดูแลและสั่งการเพื่อให้งานต่าง ๆ  บรรลุตามวัตถุประสงค์ในแต่ละระดับขององค์การ

(7.)  Controlling

การควบคุม การติดตามการปฏิบัติงานว่าเป็นไปตามแผนหรือไม่ หากมีปัญหาจะได้หาทางแก้ไขได้และทันท่วงที กระบวนการควบคุมมี 4 ขั้นตอน กล่าวคือ 

                        1) การกำหนดมาตรฐาน 

                        2) การวัดผลการทำงาน 

                        3) การเปรียบเทียบการทำงานกับมาตรฐาน 

                        4) การปฏิบัติการแก้ไข

(8.)  งานสำนักงาน

การปฏิบัติงานในสำนักงานนับว่าเป็นงานที่มีความสำคัญที่องค์การธุรกิจประเภทต่าง ๆ ไม่สามารถหลีกเลี่ยงได้  ไม่ว่าจะเป็นธุรกิจประเภทผลิตสินค้า  ขายสินค้า  หรือธุรกิจให้บริการ  งานสำนักงานมักเข้ามาเกี่ยวข้องอยู่ด้วยในทุก ๆ หน้าที่  เพื่อช่วยส่งเสริมสนับสนุนการทำงานให้เกิดความคล่องตัวมากยิ่งขึ้น  งานสำนักงานเป็นงานที่เป็นศูนย์รวมของการให้บริการอำนวยความสะดวก  เพื่อให้กิจการหลักขององค์การธุรกิจดำเนินไปได้ด้วยดี เปรียบเสมือนงานแม่บ้านที่จะต้องดุแลความเรียบร้อยในเรื่องต่างๆ และงานให้บริการอำนวยความสะดวกแก่บุคคลภายใน และภายนอกหน่วยงานทุกระดับ

(9.)  งานติดต่อภายใน

การแลกเปลี่ยความรู้ความคิดเห็นกันภายในสำนักงานระหว่างพนักงาน  สมาชิกในสำนักงานเดียวกัน ได้แก่  การประชุม  การออกคำสั่ง  การบันทึก  เป็นต้น

(10.) การจัดการสำนักงาน

การใช้ศาสตร์และศิลปะนำเอาทรัพยากรทางการบริหารมาประกอบการตามกระบวนการบริหารให้บรรลุวัตถุระสงค์ เทคนิคที่ใช้ในการดำเนินงานเพื่อให้บรรลุถึงวัตถุประสงค์ขององค์กรที่กำหนดไว้ โดยอาศัยปัจจัยต่างๆ ได้แก่ ทรัพยากรมนุษย์ อุปกรณ์ เครื่องมือเครื่องใช้ต่างๆวิธีการบริหาร สิ่งแวดล้อม ทรัพยากรข้อมูล ทรัพยากรการเงิน ระบบงาน ซึ่งปัจจัยเหล่านี้สามารถกำหนดขั้นตอนต่างๆ ในการบริหารงานการจัดการสำนักงานเป็นศิลปะในการ ชักจูงบุคลากรสำนักงานในการใช้วิธีการที่เหมาะสมกับสิ่งแวดล้อเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์

ลักษณะของการจัดการระบบข้อมูล มีลักษณะต่อไปนี้

1.การจัดระบบข้อมูลจะเป็นงานที่เกี่ยวข้องกับงานอื่นๆขององค์การ

2.โครงสร้างของการจัดการระบบข้อมูลจะแบ่งออกตามแต่ละหน้าที่ขององค์การ

3.ส่วนประกอบต่างๆจะรวมกันเป็นระบบซึ่งแต่ละหน้าที่จะเกี่ยวข้องกันและต้องมีการประสานงานกัน

4.  กระบวนการปฏิบัติงานจะปฏิบัติเป็นประจำสม่ำเสมอ

5.การบริหารระบบข้อมูลมีลักษณะรวมศูนย์ข้อมูลกลาง (Information Center)

6.ข้อมูลในระบบมีประโยชน์ต่อฝ่ายบริหารในการตัดสินใจ

การจัดการสำนักงาน  ประกอบด้วยขั้นตอน  5 ขั้นตอน  คือ
    1 การวางแผน (Planning)
    2 การจัดองค์กร (Organizing)
    3 การจัดบุคคลเข้าทำงาน (Staffing)
    4 การอำนวยการหรือการสั่งการ (Directing)
    5 การควบคุม (Controlling)

การสื่อสารข้อมูลในสำนักงาน

ตอนที่ 1 อธิบาย (หมายถึง การให้รายละเอียดเพิ่มเติม ขยายความ ถ้ามีตัวอย่างให้ยกตัวอย่างประกอบ)

(1.)  หน้าที่ของสํานักงานคืออะไร อธิบาย

หน้าที่ของสำนักงาน (Office function)

1. การติดต่อสื่อสาร (Communication)

2. การบันทึกและจัดเก็บข้อมูล  (Record)

3.ความปลอดภัยของสินทรัพย์ขององค์การ(Security of assets)

(2.) ระบบสำนักงานอัตโนมัติหมายถึงอะไร  อธิบาย

ระบบสำนักงานอัตโนมัติ OAS คือ ระบบสารสนเทศที่สามารถสร้าง

(Create) เก็บข้อมูล (Store) ปรับปรุงข้อมูล (Modify) แสดงภาพ

(Display) และติดต่อสื่อสารระหว่างระบบธุรกิจ โดยการใช้

คอมพิวเตอร์และระบบเทคโนโลยีการสื่อสาร เข้ามาช่วย แทนการพูด

เขียน หรือส่งรูปภาพแบบเดิม  เป็นระบบที่สนับสนุนงานในสำนักงาน

หรืองานธุรการของหน่วยงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น ส่วนใหญ่

เป็นการนำคอมพิวเตอร์มาเชื่อมโยงเป็นเครือข่ายกับอุปกรณ์ต่างๆ

ของสำนักงาน เพื่อประโยชน์ในการใช้งาน  ระบบจะประสานการ

ทำงานของบุคลากรรวมทั้งกับบุคคลภายนอก หรือหน่วยงานอื่น 

ระบบนี้จะเกี่ยวข้องกับการจัดการเอกสาร โดยการใช้ซอฟท์แวร์ด้าน

การพิมพ์  การติดต่อผ่านระบบไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์  เป็นต้น

ผลลัพธ์ของระบบนี้ มักอยู่ในรูปของเอกสาร  กำหนดการ  สิ่งพิมพ์

ข่าวสาร สาร                                                                                                                                         

  ระบบ สำนักงานอัตโนมัติ (OAS)   ประกอบด้วยระบบ ต่างๆ  ดังนี้

1.  ระบบจัดการเอกสาร

2.  ระบบจัดการด้านข่าวสาร

3.  ระบบประชุมทางไกล  

4.  ระบบสนับสนุนสำนักงาน 

   

  ระบบ สำนักงานอัตโนมัติ (OAS)  มีองค์ประกอบที่สำคัญคือ

1. Networking System  คือ ระบบข่ายงานที่เชื่อมโยงคอมพิวเตอร์

ระหว่างกันทั่วองค์กร  

2. Electronic Data Interchange  คือ การสื่อสารข้อมูลข่าวสาร

ระหว่างกันโดยอาศัยสัญญาณข้อมูลข่าวสารแบบอิเล็กทรอนิกส์ผ่าน

ระบบเครือข่าย  

3. Internet  คือ การรวมตัวกันของระบบเครือข่ายตามข้อ1 ที่กระจาย

อยู่ทั่วโลกจนกลายเป็นเครือข่ายขนาดใหญ่  

4. Paperless System คือ ระบบที่ไม่ใช้กระดาษ ดัง2 ตัวอย่างที่

เห็นได้ชัดคือ

4.1  Post of Sale (POS) เป็นการขายแบบมีการบันทึกรายการขาย 

และ รายละเอียดอื่นที่เกี่ยวกับสินค้าทันทีที่มีการขาย ณ จุดขายนั้นๆ

4.2   Electronic Funds Transfer(EFT) เป็นระบบการโอนเงิน

อัตโนมัติของธนาคารทั่วไป

(3.) การติดต่อสื่อสารภายนอกสำนักงานมีอะไรบ้าง

การติดต่อสื่อสารภายนอก (External Communication)คือ 

การติดต่อสื่อสารระหว่างสำนักงานกับบุคคลภายนอกหรือหน่วยงานภายนอกสำนักงาน  ลักษณะของการติดต่อสื่อสารภายนอกได้แก่

1.การต้อน

2.การนัดหมาย

3.จดหมายออก และจดหมายเข้า

4.โทรศัพท์ โทรสาร และจดหมายอิเล็กทรอนิกส์

5.การใช้บริการจากบริษัท กสท. โทรคมนาคม จำกัด

6.การใช้บริการบริษัทไปรษณีย์ไทย

7.การใช้บริการสื่อมวลชนต่าง ๆ

8.สิ่งตีพิมพ์ของบริษัท

9.คำปราศรัย

10.ข้อความโฆษณา

(4.)  การติดต่อสื่อสารหมายถึงอะไร

การติดต่อสื่อสาร (Communication)  หมายถึง  การส่งข้อมูลข่าวสารจากบุคคลหนึ่งไปยังบุคคลหนึ่ง หรือหลายคน เพื่อให้เข้าใจความหมายของข้อมูลข่าวสารที่ผู้ส่งส่งไป และเกิดความเข้าใจอันดีระหว่างกัน ซึ่งการส่งข่าวสารอาจอยู่ในรูปของการสื่อสารด้วยวาจา ลายลักษณ์อักษร การใช้กิริยาท่าทางอย่างหนึ่งอย่างใดก็ได้ โดยอาศัยช่องทางในการติดต่อสื่อสาร

(5.)ให้นักศึกษาอธิบายผลต่อการปฏิบัติงานในระบบสำนักงานอัตโนมัติมา 1 ประการ

การใช้เวลาอย่างมีประสิทธิภาพ

การทำงานโดยใช้คอมพิวเตอร์  สามารถประหยัดเวลาการทำงานได้เป็นอย่างมาก  ซึ่งสามารถให้พนักงานนำเวลาไปใช้ในการคิด วางแผน  ตรวจทาน  ปรับปรุง  รวมไปถึงคิดค้นงานของตนให้มีประสิทธิภาพ  และเกิดประสิทธิผลต่องานและสำนักงานได้อย่างมาก